Behandling av personuppgifter
Vem behandlar personuppgifter?
I Korpholmens samfällighetsförening behandlar de valda föreningsfunktionärerna (styrelse, revisorer, valberedning) personuppgifter. Aktuella namn: se senaste stämmoprotokoll.
Leverantören av webbhotellet (simply.com) är personuppgiftsbiträde enligt avtal med föreningen.
Vilka personuppgifter behandlas?
Föreningen behandlar medlemmarnas personuppgifter med lagstöd. Fastigheterna anslöts till gemensamhetsanläggningen enligt lantmäteriförrättning och föreningen har därför lagstöd att behandla grundläggande uppgifter om sina medlemmar fastighetsägarna: fastighetsbeteckning, fastighetsägares namn, adress, e-post och telefonnummer. Uppgiftskälla är Lantmäteriets data om fastighetsägare (medlemmar), kompletterade av medlemmarna själva med sina kontaktuppgifter. För webbplatsen används s k cookies som lagras på användares dator eller mobila enhet.
Boende inom området, vilka ej är fastighetsägare, kan genom samtycke få användarkonto på föreningens webbplats och förtecknas som “boende” i kontaktregistret.
Den som har användarkonto på föreningens webbplats får göra inlägg inom föreningens verksamhetsområde. Inläggen publiceras med användarnamn och aviseras till övriga användare.
Ombud med fullmakt från fastighetsägare likställs med medlem vad gäller behandling av personuppgifter.
Varför behandlas personuppgifterna?
Föreningen använder uppgifterna i medlemsregistret enbart för internt bruk: skicka stadgeenliga kallelser, stämmohandlingar, faktura medlemsavgift, meddelanden om vägunderhåll etc till medlemmarna, i första hand med e-post. Cookies från webbplatsen används för statistik om webbplatsanvändningen.
Medlemmarna/användarna får använda kontaktuppgifterna i registret för grannsamverkan, men får inte sprida föreningens register utanför kretsen av medlemmar och boende.
Var finns uppgifterna?
Personuppgifterna finns publicerade bakom inlogg på föreningens webbplats (kontaktregister och eventuella inlägg), i debiteringslängd, röstlängd och i protokoll.
Hur behandlas uppgifterna?
Personuppgifterna behandlas på föreningens webbplats (bakom inlogg) och i föreningsfunktionärernas datorer och e-postkonton. Den som har användarkonto på föreningens webbplats kan läsa kontaktregistret, protokoll, inlägg och kommentarer.
Hur länge sparas uppgifterna?
Personuppgifter sparas i kontaktregistret under tid som medlem är ägare till fastighet i gemensamhetsanläggningen och raderas därefter, förutsatt att ingen skuld till föreningen kvarstår. Personuppgifter för ombud sparas under tid som fullmakten gäller. Personuppgifter för boende sparas under tid för boende i området, dock längst så länge som samtycke kvarstår.
Debiteringslängd, röstlängd och protokoll sparas i 10 år från dagen för stämman, med hänsyn till Preskriptionslagen.
Medlemmars personuppgifter kan inte raderas så länge medlemskapet består, eftersom föreningen behandlar dem med lagstöd. Egna inlägg på föreningens webbplats kan närsomhelst raderas av författaren.
Föreningsfunktionär får inte ha kvar samfällighetens personuppgifter efter uppdragets slut.